Implementación de un sistema web para mejorar la eficiencia en los procesos operativos en la cafetería Kafos
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Date
2025-07
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Abstract
Manual order and inventory management continues to undermine the competitiveness of small food-service businesses. Statista (2024) reports that 74% of fast-food outlets in Latin America still record sales on paper forms, lengthening service times and causing stock-outs that erode profit. This study addresses that gap at Kafos, a specialty coffee shop whose notebooks and spreadsheets impeded accurate stock control and customer tracking.
The project designed and deployed an integrated web system that optimises sales, inventory and loyalty while requiring only low-cost infrastructure. An MVC stack—Laravel, Vue 3 and PostgreSQL—was containerised with Docker for local deployment. Development followed a Kanban workflow, iterating on a minimum viable product comprising four modules: orders, inventory, finance and a points-based loyalty programme.
After two months of uninterrupted use the shop recorded clear gains: order turnaround times fell markedly, stock-related cancellations became rare events, and the share of customers who returned within the same month almost doubled. Automated birthday greetings also encouraged most recipients to visit again.
The solution demonstrably raises daily efficiency and strengthens customer relationships, offering a replicable path for micro-enterprises seeking digital transformation on a limited budget.
Description
La gestión manual de pedidos e inventario sigue lastrando la competitividad de pequeños establecimientos gastronómicos. De acuerdo con Statista (2024), el 74% de los comercios de comida rápida en Latinoamérica aún registra ventas en papel o planillas, lo que eleva tiempos de atención y provoca roturas de stock que merman los ingresos. Esta realidad motivó el presente proyecto en la cafetería de especialidad Kafos, donde los cuadernos y hojas de cálculo impedían un control exacto de insumos y un seguimiento del cliente.
El objetivo fue diseñar e implantar un sistema web integral que optimizara ventas, inventario y fidelización sin requerir infraestructura costosa. Se eligió la arquitectura MVC con Laravel, Vue 3 y PostgreSQL, empaquetada en contenedores Docker para facilitar su despliegue local. El flujo de trabajo se gestionó con Kanban, lo que permitió iterar rápidamente sobre un mínimo producto viable orientado a cuatro módulos clave: órdenes, inventario, finanzas y programa de puntos.
Tras dos meses de operación continua se observaron mejoras claras: el tiempo entre la toma y la entrega del pedido se acortó de forma significativa, las cancelaciones por falta de insumos se volvieron excepciones puntuales y la cantidad de clientes que regresan en el mismo mes prácticamente se duplicó. Asimismo, la campaña automática de felicitaciones de cumpleaños motivó a la mayoría de los invitados a visitar nuevamente el local.
La solución eleva la eficiencia diaria y refuerza el vínculo con la clientela, convirtiéndose en una alternativa viable para pequeñas empresas que desean digitalizar sus procesos con recursos limitados.
Keywords
LARAVEL, VUE, POSTGRESQL, SISTEMA WEB, FIDELIZACIÓN