Aplicación web con chatbot para la digitalización de la gestión de tiempo y asistencia laboral en talento humano de la empresa pública Empresa Mercado Mayorista Ambato
Files
Date
2025-08
Authors
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Abstract
The manual management of leaves of absence, vacations, and route sheets by the Human Resources area of the Empresa Pública Mercado Mayorista de Ambato (EP-EMA) has generated administrative inconveniences, such as long response times, inflexibility, and difficulties in the storage of information. In order to solve these
limitations, a web application was developed to automate these processes, allowing employees to generate requests according to their time availability and in compliance with internal institutional regulations.
The solution integrates a chatbot based on natural language processing that guides the user through a chat, and the management, validation and tracking of requests through different user roles. The methodology used was Kanban and technologies such as React for the frontend, FastAPI in Python for the backend, Rasa for the conversational engine and MongoDB as database were used. The requirements were defined and managed according to the guidelines established by the ISO/IEC 29148 standard, ensuring traceability, clarity and verifiability.
The tests performed comply with ISO/IEC 25010, evaluating quality characteristics such as efficiency, usability and resource usage. It showed a 79.2% reduction in the average time required to complete a request, a 65% reduction in human errors, and a score of 82.3 on the SUS usability scale. In addition, there was a significant reduction in paper usage and improved access to the process for all staff.
Description
La gestión manual de permisos de salida, vacaciones y hojas de ruta por parte del área de Talento Humano en la Empresa Pública Mercado Mayorista de Ambato (EP-EMA) ha generado inconvenientes administrativos, como tiempos largos de respuesta, inflexibilidad y dificultades para el almacenamiento de la información.
Con el objetivo de resolver estas limitaciones, se desarrolló una aplicación web que automatiza dichos procesos, permitiendo a los empleados generar solicitudes en función de su disponibilidad de tiempo y en cumplimiento de la normativa interna institucional.
La solución integra un chatbot basado en procesamiento de lenguaje natural que guía al usuario mediante un chat, y la gestión, validación y seguimiento de solicitudes mediante distintos roles del usuario. La metodología empleada fue Kanban y se utilizaron tecnologías como React para el frontend, FastAPI en Python para el backend, Rasa para el motor conversacional y MongoDB como base de datos. Los requerimientos fueron definidos y gestionados conforme a los lineamientos establecidos por la norma ISO/IEC 29148, asegurando su trazabilidad, claridad y verificabilidad.
Las pruebas realizadas cumplen con la ISO/IEC 25010, evaluando características de calidad como la eficiencia, la usabilidad y el uso de recursos. Se demostró una reducción del 79,2% en el tiempo promedio requerido para completar una solicitud, un 65% de reducción en errores humanos, y una puntuación de 82,3 en la escala de usabilidad SUS. Además, se logró una significativa reducción del uso de papel y una mejora en el acceso al proceso para todo el personal.
Keywords
AUTOMATIZACIÓN, PROCESAMIENTO DE LENGUAJE NATURAL, RASA, EP-EMA, GESTIÓN DE PERMISOS, TRANSFORMACIÓN DIGITAL