Sistema integrado para la gestión y seguimiento documental utilizando herramientas de código abierto y tecnologías de desarrollo web en la Empresa Pública Municipal Mercado Mayorista Ambato EP-EMA.
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Date
2026-07
Authors
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Publisher
Universidad Técnica de Ambato. Facultad de Ingeniería en Sistemas Electrónica e Industrial. Carrera de Tecnologías de la Información.
Abstract
Document management is an essential component in public institutions, as it ensures timely, secure, and organized access to information. In the case of the Empresa Pública Municipal Mercado Mayorista Ambato (EP-EMA), deficiencies were identified in the handling and control of documents, limiting administrative efficiency and compliance with regulations. This situation motivated the search for a technological solution to modernize the institution’s document management processes.
The project proposed the implementation of an Integrated Document Management and Tracking System (SIGD) based on open-source tools and web technologies. The solution is designed to integrate the various document flows of the organization, allowing for a structured administration of information from its creation to its archiving or elimination, following principles such as authenticity, integrity, and availability.
The project development was based on technical, organizational, and regulatory analysis, ensuring that the proposed system would be scalable, sustainable, and aligned with current regulatory frameworks, including ISO 15489, ISO 30301, and the Technical Regulation for the Organization and Maintenance of Public Archives.
As a result, a web application was implemented to meet the institution’s requirements. The project was managed using the Xtreme Programming (XP) methodology, which allowed flexible execution adapted to the available resources. The implemented solution improved the organization, accessibility, and traceability of information. Additionally, it is expected to strengthen administrative processes and promote a more efficient, transparent, and results-oriented organizational culture.
Description
La gestión documental es un componente esencial en las instituciones públicas, ya que garantiza el acceso oportuno, seguro y organizado a la información. En el caso de la Empresa Pública Municipal Mercado Mayorista Ambato (EP-EMA), se identificaron deficiencias en el manejo y control de documentación, lo que limitaba la eficiencia administrativa y el cumplimiento normativo. Esta situación motivó la búsqueda de una solución tecnológica que permita modernizar los procesos documentales institucionales.
El proyecto propuso la implementación de un Sistema Integrado de Gestión y Seguimiento Documental (SIGD) basado en herramientas de código abierto y tecnologías web. La solución está orientada a integrar los distintos flujos documentales, permitiendo una administración estructurada de la información desde su creación hasta su archivo o eliminación, cumpliendo con principios como autenticidad, integridad y disponibilidad.
El desarrollo del proyecto se sustentó en un análisis técnico, organizacional y normativo, asegurando que el sistema propuesto sea escalable, sostenible y alineado con los marcos normativos vigentes, como las normas ISO 15489, ISO 30301 y la Regla Técnica para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos.
Como resultado, se implementó una aplicación web, usando tecnologías de desarrollo web que respondan a los requerimientos institucionales. La gestión del proyecto se realizó mediante la metodología Extreme Programming (XP), lo que permitió una ejecución flexible y adaptada a los recursos disponibles. La solución implementada mejoró la organización, accesibilidad y trazabilidad de la información. Además, se espera que fortalezca los procesos administrativos y promueva una cultura organizacional más eficiente, transparente y orientada a los resultados.
Keywords
GESTIÓN DOCUMENTAL, DESARROLLO WEB, FRAMEWORKS, CÓDIGO ABIERTO, EXTREME PROGRAMMING.