Implementación de un sistema BPM para optimizar la gestión documental en depósitos a plazo fijo
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Date
2026-07-06
Authors
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Publisher
Universidad Técnica de Ambato. Facultad de Ingeniería en Sistemas Electrónica e Industrial. Carrera de Software.
Abstract
The purpose of this study was to develop a BPM system to optimize document management in the opening and renewal processes of Fixed-Term Deposits (FTDs) at the “Educadores de Tungurahua” Savings and Credit Cooperative Ltd. Initially, an análisis of the current process (As-Is) was conducted, identifying limitations associated with physical document handling, long customer service times, and the absence of automated mechanisms for monitoring deposit maturities.
As a solution, a BPM system based on Power Apps, Power Automate, SharePoint Online, Outlook, and SQL Server was implemented, enabling the automation of document management, maturity control, alert generation, and operational reporting. In addition, a digital document repository was incorporated, improving information traceability and availability.
To evaluate the impact of the solution, 193 FTD opening and renewal processes carried out under the traditional procedure were compared with 193 equivalent processes subsequently managed through the BPM system, considering the same operational activities and service conditions. The results showed a reduction in the average service time, which decreased from 38.92 minutes to 12.87 minutes, representing an improvement of 66.93%.
Consequently, the implementation of the BPM system optimized document management and improved the operational efficiency of the Service Counter area through the automation of routine activities, the reduction of manual controls, and the centralization of information. The results obtained demonstrate that BPM technologies constitute an effective alternative for strengthening document-related and operational processes within the financial sector.
Description
El presente estudio tuvo como finalidad desarrollar un sistema BPM para optimizar la gestión documental de los procesos de apertura y renovación de Depósitos a Plazo Fijo (DPF) en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Educadores de Tungurahua” Ltda. Inicialmente, se realizó un análisis del proceso actual (As-Is), identificándose limitaciones asociadas al manejo físico de documentos, tiempos elevados de atención al
socio y ausencia de mecanismos automatizados para el control de vencimientos.
Como solución, se implementó un sistema BPM basado en Power Apps, Power Automate, SharePoint Online, Outlook y SQL Server, permitiendo automatizar la gestión documental, el control de vencimientos, la generación de alertas y reportes operativos.
Asimismo, se incorporó un repositorio digital de expedientes que mejoró la trazabilidad y disponibilidad de la información.
Para evaluar el impacto de la solución, se compararon 193 procesos de apertura y renovación de DPF ejecutados mediante el procedimiento tradicional con 193 procesos equivalentes gestionados posteriormente mediante el sistema BPM, considerando las mismas actividades operativas y condiciones de atención. Los resultados evidenciaron una reducción del tiempo promedio de atención, que pasó de 38,92 minutos a 12,87 minutos, representando una mejora del 66,93 por ciento.
En consecuencia, la implementación del sistema BPM permitió optimizar la gestión documental y mejorar la eficiencia operativa del área de Balcón de Servicios mediante la automatización de actividades rutinarias, reducción de controles manuales y centralización de la información. Los resultados obtenidos demuestran que las tecnologías BPM constituyen una alternativa efectiva para fortalecer los procesos documentales y
operativos dentro del sector cooperativo.
Keywords
BPM, GESTION DOCUMENTAL, AUTOMATIZACION DE PROCESOS, DEPOSITOS A PLAZO FIJO, POWER PLATFORM.