Propuesta de implementación de una arquitectura de procesos para la gestión de documentos aplicando las normas ISO en el gobierno autónomo descentralizado municipalidad de Ambato

Abstract

Esta investigación se justifica por la necesidad de realizar una propuesta para la implementación de la arquitectura de procesos de gestión documental aplicando normas ISO en el Municipio Autónomo Descentralizado de Ambato, cuyo aporte es dar solución a los problemas ocasionados al no contar con un sistema estructurado de gestión documental; y, aplicando las normas ISO, sugiera cambiar la estructura de los procesos de la parte administrativa, cuyo único fin es atender a los usuarios externos con base en la eficiencia, la transparencia y la eficacia. A partir de la implementación de la propuesta de una arquitectura de procesos en el GADMA aplicando normas ISO, se espera mejorar la calidad de servicios, el acceso y la calidad de acceso a la información realizada en la institución. Con la certificación de las xiii normas ISO para la gestión de documentos en el GADMA se pretende mejorar la cantidad de documentación disponible en la entidad y minimizar el tiempo de accesos a esta información desde cualquier dependencia. Es imprescindible la elaboración de un estudio de los diversos procesos administrativos dentro de la institución, logrando un entendimiento profundo de los mismos, adaptarlos a las necesidades reales que tienen los usuarios tanto externos como internos. A partir de los modelos ya existentes, se ha determinado como modelo base la recepción e ingreso de trámites y le entrega de los mismos posterior al proceso de elaboración de la contestación, que es el proceso de mayor demanda en cuestión del manejo de documentos dentro de la institución. Los documentos creados como prueba durante los procesos institucionales también deben almacenarse de forma segura y sistemática. El seguimiento y control asegura que los procesos operativos se lleven a cabo de acuerdo con los objetivos establecidos. Se eligió métodos de recolección de información, entrevistas con el personal encargado y usuarios