Sistema informático de control de documentos para el Ilustre Municipio de Baños de Agua Santa.

Abstract

En el Decreto de Cantonización de Baños, según el Registro Oficial № 163, el 2 de Diciembre de 1944, se crea el Ilustre Municipio del Cantón Baños de Agua Santa, desde entonces la finalidad es el bien común local y, dentro de este y en forma primordial, la atención a las necesidades de la ciudad, y de las parroquias rurales de la respectiva jurisdicción. Con el pasar de los años el espacio físico para archivar documentos se incrementa, la demora en la recepción de documentos, la pérdida de tiempo en búsquedas de información han motivado a que la ocumentación que se maneja dentro de esta institución sea llevada en forma segura, organizada, para que las búsquedas sean rápidas. Actualmente, esta institución lleva un proceso manual para el control de documentos, lo cual genera problemas al momento de la entrega o recepción de los mismos, ya que no llegan a tiempo o se pierden. Con este proyecto se pretende agilizar el manejo de la documentación que ingresa externamente y la que se maneja internamente en la institución, de tal manera que los empleados tengan un mejor desempeño en sus funciones y puedan ofrecer un servicio de calidad a los usuarios. Se puede deducir, que el sistema informático no se orientará únicamente a la recepción de documentos, sino que además se llevará un registro y control de trámite de documentos, control de préstamo interno de documentos, un inventario general de documentos de archivo, se controlará el servicio de acceso a la información pública, con el fin de evitar la pérdida y poder recuperarla en los plazos establecidos.